Managemen Proyek Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Pasti Anda sering mendengar kata “Managemen Proyek”. Apa yang ada di pikiran Anda ketika mendengar atau membaca kata “Managemen Proyek”? Apakah yang dipikiran Anda proyek pembangunan jalan atau gedung? Ataukah justru yang Anda pikirkan adalah sekelompok orang yang sedang mengerjakan suatu proyek?

Apabila kita berbicara tentang managemen proyek, yang ada dipikiran kita pasti proyek secara fisik seperti proyek pembangunan jalan, gedung, dan sebagainya. Atau bisa juga sekelompok orang yang sedang mengawasi jalannya pembangunan proyek.

Lalu jika saya menyebutkan “Managemen Proyek Sistem Informasi dan Teknologi Informasi” apakah sekarang yang ada di pikiran Anda? Agak susah memang membayangkan seperti apa managemen proyek sistem informasi dan teknologi informasi. Namun managemen proyek ini sangatlah penting untuk dilakukan. Artikel saya kali ini, akan membahas tentang apa itu managemen proyek sistem informasi dan teknologi informasi, apa perbedaannya dengan proyek pada umumnya, dan apa saja critical success factor yang mempengaruhinya.

Menurut PMBOK (Project Management Body of Knowledge) yang merupakan standar internasional yang dikeluarkan oleh PMI (Project Management Institute) di Amerika Serikat, Managemen Proyek merupakan usaha sementara yang dilaksanakan untuk menciptakan suatu produk, jasa atau hasil yang bersifat unik.

Sedangkan definisi Sistem informasi sendiri menurut O’Brien (1999), Sistem informasi merupakan sebuah kombinasi yang terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber-sumber data yang dikumpulkan, diubah, dan informasi yang tersebar dalam suatu organisasi.

Dapat diambil kesimpulan bahwa Managemen Proyek Sistem Informasi adalah suatu usaha sementara untuk menciptakan suatu produk yang berhubungan dengan Sistem Informasi dengan menggunakan bantuan Teknologi Informasi.

Managemen Proyek Sistem Informasi dan Teknologi Informasi memiliki beberapa perbedaan dengan proyek managemen pada umumnya. Perbedaan-perbedaan tersebut antara lain :

• Proyek memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi          
• Proyek dapat mempengaruhi sebuah organisasi
• Proyek memiliki requirement yang terus berubah
• Biaya utama terletak pada biaya gaji karyawan dengan spesialisasi tinggi
• Perbedaan tingkat produktivitas SDM
• Dimensi kualitas dan criteria 
• Algoritma dan metode baru yang dihadapi 
• Bahasa pemrograman, platform, arsitektur, dan tools pendukung baru
• Sistem operasi, telekomunikasi, dan interface baru 
• Teknologi baru 
• Sulitnya mengukur Return of Investmen (ROI) dan metric bisnis lainnya 
• Seringnya terdapat tujuan yang tidak realistis dan tekanan pada manager serta tim proyek untuk  menghasilkan produk software yang lebih baik, lebih murah, dan lebih cepat
• Saat ini proyek IT sering melibatkan banyak pihak luar sebagai konsultan dan vendor
• Saat ini proyek IT sering melibatkan sumber daya dari luar negeri
• Fitur-fitur baru 

Critical Success Factor pada Managemen Proyek Sistem Informasi dan teknologi Informasi :

• Keterlibatan pengguna 
• Dukungan eksekutif  manajemen 
• Tujuan bisnis yang jelas
• Manajer proyek yang berpengalaman
• Ruang lingkup yang jelas   
• Perancangan dan proses yang matang
• Personil yang terampil 
• Metodologi yang digunakan 
• Manajemen keuangan
• Sarana dan prasarana yang memenuhi standar

Proyek Managemen SI dan TI mempunyai faktor-faktor penentu keberhasilan tersendiri untuk menentukan apakah proyek managemen SI dan TI tersebut sudah dapat dikatakan sempurna (Completion) dan dapat memenuhi keinginan user (Satisfaction) atau belum.

Untuk faktor penentu keberhasilan dalam segi Completion, adalah sebagai berikut :

• Ability to Perform : Termasuk memiliki jumlah sumber daya yang dibutuhkan dan pemilihan sumber daya yang tepat untuk melaksanakan rencana proyek. 
• Commitment to Perform : Mencakup sponsor dan dukungan manajemen.
• Methodology : Melibatkan pemilihan proses rekayasa perangkat lunak IT yang spesifik. 
• Verification : Melibatkan "built-in" atau "defect prevention" dan menyangkut pada kualitas proses pembangunan. 
• Technology : Melibatkan pemilihan teknologi secara tepat baik yang digunakan dalam produk ataupun dalam proses membangun produk.
• Project Management : Mengarahkan penggunaan keterampilan manajemen proyek  dan pengetahuan yang tepat dalam hal perencanaan, jadwal, biaya, ruang lingkup, risiko, sumber daya manusia, dan pemegang kepentingan. 

Sedangkan, untuk faktor penentu keberhasilan dalam segi Satisfaction, adalah sebagai berikut :

• Business Justification : Melibatkan beberapa jenis model biaya dan manfaat .
• alidation : Melibatkan produk yang merupakan subjek proyek dan memeriksa semua persyaratan pengguna dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan.
• Workflow and Content : Melibatkan integrasi dari produk baru ke
  organisasi dan alur kerja masing-masing pengguna.
• Standards : Berkaitan dengan kepatuhan terhadap industri yang berlaku, perusahaan, dan pengguna. 
• Maintainability and Support : Melibatkan pemeliharaan yang ada pada pengembangan produk dan ketepatan waktu dari pengembangan itu sendiri.  
• Adaptatibility : Berhubungan dengan fleksibilitas produk yang dapat disesuaikan (berhasil dimodifikasi) sesuai dengan perkembangan jaman dan lingkungannya.
• Trust and Security : Berkaitan dengan keamanan baik yang dibangun ke dalam produk maupun keamanan proses untuk membangun produk.