Pasti Anda sering mendengar kata “Managemen
Proyek”. Apa yang ada di pikiran Anda ketika mendengar atau membaca kata “Managemen
Proyek”? Apakah yang dipikiran Anda proyek pembangunan jalan atau gedung?
Ataukah justru yang Anda pikirkan adalah sekelompok orang yang sedang
mengerjakan suatu proyek?
Apabila kita berbicara tentang managemen
proyek, yang ada dipikiran kita pasti proyek secara fisik seperti proyek
pembangunan jalan, gedung, dan sebagainya. Atau bisa juga sekelompok orang yang
sedang mengawasi jalannya pembangunan proyek.
Lalu jika saya menyebutkan “Managemen
Proyek Sistem Informasi dan Teknologi Informasi” apakah sekarang yang ada di
pikiran Anda? Agak susah memang membayangkan seperti apa managemen proyek
sistem informasi dan teknologi informasi. Namun managemen proyek ini sangatlah
penting untuk dilakukan. Artikel saya kali ini, akan membahas tentang apa itu
managemen proyek sistem informasi dan teknologi informasi, apa perbedaannya
dengan proyek pada umumnya, dan apa saja critical success factor yang
mempengaruhinya.
Menurut PMBOK (Project Management Body of
Knowledge) yang merupakan standar internasional yang dikeluarkan oleh PMI (Project
Management Institute) di Amerika Serikat, Managemen Proyek merupakan usaha
sementara yang dilaksanakan untuk menciptakan suatu produk, jasa atau hasil
yang bersifat unik.
Sedangkan definisi Sistem informasi
sendiri menurut O’Brien (1999), Sistem informasi merupakan sebuah kombinasi
yang terorganisasi dari manusia, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi,
dan sumber-sumber data yang dikumpulkan, diubah, dan informasi yang tersebar
dalam suatu organisasi.
Dapat diambil kesimpulan bahwa Managemen
Proyek Sistem Informasi adalah suatu usaha sementara untuk menciptakan suatu
produk yang berhubungan dengan Sistem Informasi dengan menggunakan bantuan
Teknologi Informasi.
Managemen Proyek Sistem Informasi dan
Teknologi Informasi memiliki beberapa perbedaan dengan proyek managemen pada
umumnya. Perbedaan-perbedaan tersebut antara lain :
- Proyek memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi
- Proyek dapat mempengaruhi sebuah organisasi
- Proyek memiliki requirement yang terus berubah
- Biaya utama terletak pada biaya gaji karyawan dengan spesialisasi tinggi
- Perbedaan tingkat produktivitas SDM
- Dimensi kualitas dan criteria
- Algoritma dan metode baru yang dihadapi
- Bahasa pemrograman, platform, arsitektur, dan tools pendukung baru
- Sistem operasi, telekomunikasi, dan interface baru
- Teknologi baru
- Sulitnya mengukur Return of Investmen (ROI) dan metric bisnis lainnya
- Seringnya terdapat tujuan yang tidak realistis dan tekanan pada manager serta tim proyek untuk menghasilkan produk software yang lebih baik, lebih murah, dan lebih cepat
- Saat ini proyek IT sering melibatkan banyak pihak luar sebagai konsultan dan vendor
- Saat ini proyek IT sering melibatkan sumber daya dari luar negeri
- Fitur-fitur baru
Critical Success Factor pada Managemen
Proyek Sistem Informasi dan teknologi Informasi :
- Keterlibatan pengguna
- Dukungan eksekutif manajemen
- Tujuan bisnis yang jelas
- Manajer proyek yang berpengalaman
- Ruang lingkup yang jelas
- Perancangan dan proses yang matang
- Personil yang terampil
- Metodologi yang digunakan
- Manajemen keuangan
- Sarana dan prasarana yang memenuhi standar
Proyek Managemen SI dan TI mempunyai faktor-faktor
penentu keberhasilan tersendiri untuk menentukan apakah proyek managemen SI dan
TI tersebut sudah dapat dikatakan sempurna (Completion) dan dapat memenuhi
keinginan user (Satisfaction) atau belum.
Untuk faktor penentu keberhasilan dalam
segi Completion, adalah sebagai berikut :
- Ability to Perform : Termasuk memiliki jumlah sumber daya yang dibutuhkan dan pemilihan sumber daya yang tepat untuk melaksanakan rencana proyek.
- Commitment to Perform : Mencakup sponsor dan dukungan manajemen.
- Methodology : Melibatkan pemilihan proses rekayasa perangkat lunak IT yang spesifik.
- Verification : Melibatkan "built-in" atau "defect prevention" dan menyangkut pada kualitas proses pembangunan.
- Technology : Melibatkan pemilihan teknologi secara tepat baik yang digunakan dalam produk ataupun dalam proses membangun produk.
- Project Management : Mengarahkan penggunaan keterampilan manajemen proyek dan pengetahuan yang tepat dalam hal perencanaan, jadwal, biaya, ruang lingkup, risiko, sumber daya manusia, dan pemegang kepentingan.
Sedangkan, untuk faktor penentu
keberhasilan dalam segi Satisfaction, adalah sebagai berikut :
- Business Justification : Melibatkan beberapa jenis model biaya dan manfaat .
- alidation : Melibatkan produk yang merupakan subjek proyek dan memeriksa semua persyaratan pengguna dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan.
- Workflow and Content : Melibatkan
integrasi dari produk baru ke
organisasi dan alur kerja masing-masing pengguna. - Standards : Berkaitan dengan kepatuhan terhadap industri yang berlaku, perusahaan, dan pengguna.
- Maintainability and Support : Melibatkan pemeliharaan yang ada pada pengembangan produk dan ketepatan waktu dari pengembangan itu sendiri.
- Adaptatibility : Berhubungan dengan fleksibilitas produk yang dapat disesuaikan (berhasil dimodifikasi) sesuai dengan perkembangan jaman dan lingkungannya.
- Trust and Security : Berkaitan dengan keamanan baik yang dibangun ke dalam produk maupun keamanan proses untuk membangun produk.
